انواع Change Request در استاندارد PMBOK

انواع درخواست تغییر در استاندارد PMBOK

یکی از اصلی ترین وظایف یک مدیر پروژه ، رسیدگی به درخواستهای تغییری است  که در طول پروژه بوجود می آید. است.

درخواست تغییر یا  Change Request چیست ؟

طبق تعریف اساندارد مدیریت پروزه PMBOK نسخه ششم ، به هر درخواستی مبنی بر اصلاح یک برنامه ، سند ، محصول یا تحویل شدنی ، درخواست تغییر یا  Change Request گفته میشود.

در نسخه ششم استاندارد PMBOK ،  درخواست تغییر به 4 دسته زیر تقسیم میشود

• Corrective Action: اقدام اصلاحی یا جبرانی
• Preventive Action: اقدام پیشگیرانه
• Defect Repair: رفع ایراد
• Update: به روز رسانی

اما تفاوت این چهار نوع درخواست تغییر در چیست ؟ با ذکر چند مثال تفائت آنها را بیان میکنیم تا بدانیم چه موقع و در چه شرایطی باید هر کدام از انواع در خواست تغییر را صادر کنیم:

1. Corrective Action یا اقدام اصلاحی (جبرانی)

موارد بسیار یدر پروژه وجود دارد که انحرافی در عملکرد یکی از حوزه های مدیریت پروژه بوجود می آید . مثلا از زمان یا هزینه عقب بیفتیم . در اینگونه موارد که یک اتفاقی رخ داده که منجر به تضعیف عملکرد ما شده است، برای جبران آن مشکل  اقداماتی انجام میدهیم که به آنها Corrective Action  گفته میشود.

مثلا فرض کنید که به هر دلیلی 15 درصد از زمان عقب باشیم و برای جبران آن  تصمیم بگیریم شیفتهای کاری را افزایش دهیم یا منابع را اضافه کنیم و یا تقویم پروژه را تغییر بدیم و در ایام تعطیل هم کار کنیم تا عقب ماندگی را جبران کنیم . همه اینها از جنس Corrective Action  هستند که میتواند باعث جبران انحراف زمانی شود. و همانطور که میبینیم Corrective Action  یک  اقدام واکنشی در پاسخ به انحراف می باشد. یعنی وقتی انحراف رخ داد برای آن  چاره ای پیدا میکنیم.

2. Preventive Action: اقدام پیشگیرانه

گاهی اوقات انحرافی در برنامه های ما رخ نداده اما وقتی انتظار داریم یک ریسک منفی در آینده رخ بدهد. پس طبیعیست به فکر چاره ای برای آن باشیم که این چاره از جنس پیشگیرانه است. یعنی کارهایی میکنیم که از بروز انحراف در برنامه های ما پیشگیری کند

مثلا فرض کنید خبردار میشودیم که در هفته آینده به علت شرایط بد جوی و برف و باران امکان کار کردن وجود ندارد که در آینده باعث انحراف در برنامه زمانی ما میگرددو به همین دلیل تقویم کاری هفته جاری را تغییر داده و در دوشیفت کار کنیم تا از عقب ماندگی احتمالی ناشی از شرایط جوی هفته آینده پیشگیری کنیم و همینطور مصالح موجود را به فضای مسقف منتقل میکنیم تا از آسیب برف و باران در امان بماند و با این تمهیدات تلاش میکنیم  که اثر برف وباران هفته آینده روی پروژه را  به حداقل برسانیم و همانطور که دیدیم Preventive Action یا اقدام  پیشگیرانه یک اقدام Proactive یا کنشی و مصداق بارز علاج واقعه قبل از وقوع اندیشیدن ، است.

3. Defect Repair: رفع ایراد

Defect Repair یا رفع ایراد همانطور که از اسم آن مشخص است زمانی صادر می شود که محصول ما دارای مشکل باشد مثلا فرض کنیم بتنی که ریخته ایم در تست مقاومت جواب نگیرد و یا محصول ما نتوانسته باشد از تستهای کنترل کیفیت سربلند بیرون آمده باشد. در این حالت برای رفع ایراد آن محصول باید درخواست تغییری از جنس Defect Repair صادر کنیم.

4. Update: به روز رسانی

در سه نوع قبلی درخواست تغییر دیدیم که Change Request  زمانی صادر می شد که اتفاقی رخ داده یا پیش بینی میکنیم که اتفاقی رخ دهد که برنامه های مارا بهم بزند.

اما همیشه لازم نیست اتفاقی رخ دهد تا ما درخواست تغییر دهیم. ممکن است به دلیل تغییر نیاز ما یا مشتری مجبور به صدور Change Request  شویم.

در کل  هر گونه حذف  ، اضافه و یا اصلاح  روی دستاوردها یا محدوده پروژه نیازمند صدور Change Request از نوع آپدیت می باشد.

چه کسی درخواست تغییر را صادر میکند ؟